Responsibility Shifting – sau cum ajungi să lucrezi în locul altora

Când „doar tu te pricepi” devine o scuză pentru pasarea muncii, ai în față un fenomen subtil și periculos: Responsibility Shifting. În acest articol explorăm cum apare, cum se manifestă și ce poți face ca să-l gestionezi profesionist.

Ei, cum vi se pare termenul? E provocator? Responsibility Shifting este - transferul sau delegarea neoficială a responsabilității.

Simți că preiei mereu sarcinile altora „pentru că te descurci mai bine”? Află ce este Responsibility Shifting, cum îți afectează echilibrul profesional și ce poți face concret pentru a pune limite sănătoase.

Sunt sigură că deseori ai auzit următoarele expresii:

• „Tu te pricepi mai bine…”

• „Am încredere în tine, faci asta grozav”

• „Poți să preiei și partea asta, e doar un mic task”

• „Te rog, doar de data asta”

• „Mi-ar lua prea mult timp, dar tu știi deja cum se face”

• „Nu-i mare lucru, dar m-ai ajuta enorm”

  
  

La prima vedere, reacția e firească: wow, pare un compliment sau o dovadă de încredere. Dar ce se întâmplă când, în mod repetat, ți se atribuie sarcini care nu fac parte din fișa ta de post, fără un dialog clar sau o recunoaștere oficială?

Te pune pe gânduri întrebarea? Sau poate nici nu-ți dai seama pentru început ce se întâmplă...

Experiența mea de 13 ani în recrutare și activitatea în cele 7 companii îmi spun clar: pentru piața noastră acest fenomen a devenit o normalitate. O observ constant în interviurile cu candidați care sunt deseori nesiguri ce să răspundă despre activitățile din cadrul companiei anterioare. De multe ori răspunsul este: „Am făcut de toate.” 

Pregătind acest articol, mi-am dat seama că și eu am trecut personal prin această experiență de Responsibility Shifting – poate și din cauza acelui „Wow” inițial care sună ca un compliment.

„Numai dvs., doamna Angela, veți putea să monitorizați acest proiect, atât timp cât Andrei (managerul de proiect) este în vacanță”, mi-a spus Șeful de Departament. „Andrei va reveni abia peste o lună. El nu v-a anunțat? Nu ați discutat cu el despre proiect?”

Șoc? Absolut! Nu cunoșteam domeniul, nu știam clar ce presupune proiectul, nu aveam informațiile necesare. Dar eram la job. Magia expresiei „numai dvs.” m-a mobilizat: am structurat totul pas cu pas și am dus proiectul la bun sfârșit.

„Mi s-a spus că preiau un proiect doar cât timp colegul e în concediu. O lună mai târziu, devenise deja parte din jobul meu.”

Aveam încredere că voi reuși. Îmi cunoșteam deja bine abilitățile de comunicare și capacitatea de a colabora eficient cu diferite tipuri de specialiști. 

Ce este Responsibility Shifting (Transferul sau delegarea neoficială a responsabilității)?

Originea termenului

Termenul „Responsibility Shifting (Transferul sau delegarea neoficială a responsabilității)” provine din analiza comportamentelor organizaționale și relațiilor de muncă. Deși nu are o sursă unică, este frecvent întâlnit în literatura despre leadership, manipulare interpersonală și burnout. Este înrudit cu conceptele „blame shifting” și „task dumping”, devenind tot mai vizibil în analiza culturii toxice de echipă.

Responsibility Shifting - transferul subtil sau direct al responsabilității de la o persoană la alta, fără un acord clar, deseori fără recunoaștere sau compensație. Apare adesea sub forma:

• „Tu știi mai bine, așa că te ocupi tu”

• „Ai făcut asta și anul trecut, nu?”

• „Te descurci mai bine decât mine, preia tu”

Este o formă de evitare a responsabilității, care poate deveni un obicei dăunător în cadrul echipelor. Pe termen lung, creează inechitate, frustrare și epuizare.

Oare de ce și când apare acest fenomen?

Analizând experiența personală și interviurile cu candidații înțeleg că fenomenul de Responsibility shifting apare frecvent în organizații sau echipe unde:

1. Angajații nu știu exact cine e responsabil de ce. Fără o fișă clară a postului sau o comunicare transparentă a responsabilităților, angajații pot prelua sarcini în mod automat, mai ales dacă sunt percepuți ca eficienți sau de încredere. 

2. Responsabilitățile ajung adesea la cei percepuți ca fiind mai capabili sau disponibili. E suficient să fii bun la ceva, și brusc devii și responsabil. Exemplu clasic: ești șef de marketing și ți se cere să faci și recrutarea, „că doar știi exact ce îți trebuie”. Ce începe ca o excepție devine rapid obișnuință, iar granițele dintre roluri dispar.

3. Echipa te percepe foarte eficient și tu devii rezolvator universal. Ești persoana care „rezolvă tot” și colegii, dar și managerii – le pasează direct către tine, cu sau fără consultare. Exemplu: colegul întârzie cu un livrabil important, iar managerul vine direct la tine spunând „Știu că tu poți rezolva mai repede. Preiei tu?” În scurt timp, acest comportament devine rutină, iar tu ajungi să faci treaba altora, fără să ți se recunoască efortul. 

4. Simți că te afli într-o poziție mai slabă și, din dorința de a demonstra abilitățile, accepți tot ce ți se cere. De multe ori, mai ales când ești nou într-o echipă sau aflat într-o poziție junior, simți presiunea de a te face remarcat prin disponibilitate totală. Exemplu: ești proaspăt angajat într-o echipă și, pentru că vrei să dovedești că ești implicat, accepți să pregătești un raport care nu ține de rolul tău. Dacă acest tip de comportament se repetă, riști să fii perceput drept „soluția de rezervă”, nu profesionistul cu un rol bine definit..

5. Dacă ești într-o companie unde fluctuația de personal rete mare (ca exemplu) distribuirea sarcinilor devine o strategie de supraviețuire. Exemple: Un coleg din back office este rugat constant să ajute la recepție „doar când e nevoie”, dar acest „când” devine zilnic. 

Acest comportament poate fi încurajat involuntar de manageri prin lipsa de intervenție sau de recunoaștere formală a eforturilor suplimentare.

De ce e periculos?

Atunci când accepți sarcini în afara rolului tău, fără discuție sau recunoaștere, colegii și superiorii pot presupune că „e ok să le faci mereu”. Ceea ce a fost un gest de sprijin punctual se transformă într-o așteptare permanentă.

Am observat acest fenomen în mai multe contexte, în interviuri sau chiar personal:

1. Când un coleg e în concediu sau o poziție rămâne neacoperită, sarcinile ajung deseori la cei mai disponibili. Și mie mi s-a întâmplat: un coleg a plecat în concediu și, fără să discutăm formal, întreaga lui activitate mi-a fost atribuită „temporar”. După o lună, acea muncă a devenit parte din rutina mea. E ușor să ajungi la burnout, frustrare și sentimentul că muncești mai mult fără validare.

2. Dezechilibrele apar atunci când unii scapă constant de responsabilitate, iar alții preiau fără să comenteze. Cei implicați se simt epuizați, iar ceilalți rămân confortabili. Într-un interviu, un candidat mi-a povestit cum un coleg nu respecta termenele, iar altul prelua mereu livrabilele întârziate „ca să salveze proiectul”. În timp, această dinamică a dus la o echipă pasivă, în care doar „unul” făcea totul.

3. În organizațiile cu leadership slab, unde acest comportament este tolerat sau ignorat, pasarea responsabilității devine „normalitate”. Se formează o cultură în care cei care trag linia sunt percepuți negativ, iar cei care preiau tot ajung la epuizare. Am auzit frecvent, la interviuri, exemple despre manageri care nu intervin și despre colegi care se bazează mereu pe aceeași persoană pentru sarcinile urgente. Astfel, evitarea responsabilității devine o practică acceptată.

   
   

Cum să recunoști fenomenul? Semnale de alarmă

• Simți că mereu „tu salvezi situația”. Nu ești doar sprijin, ci devii soluția principală, chiar și atunci când nu e treaba ta.

• Te trezești implicat(ă) în proiecte care nu țin de tine. Sarcinile vin spre tine pentru că „tu te descurci”, fără ca cineva să întrebe dacă ai capacitatea sau timpul necesar.

• Nu ai timp pentru propriile sarcini, pentru că „ai preluat” altele. Agenda ta devine o colecție de urgențe ale altora.

• Ți se spune frecvent că „doar tu te pricepi”. Complimentul ascunde o așteptare: să faci în mod repetat munca altcuiva.

Dacă ai bifat oricare dintre aceste semnale, e posibil să te afli într-o situație de Responsibility Shifting. Identificarea acestor indicii e primul pas spre corectarea dinamicii.

Cum să răspunzi asertiv, fără ca să superi pe cineva? 

1. Clarifică așteptările

   
   

   Este important să înțelegi exact ce ți se cere și dacă acea sarcină se încadrează în responsabilitățile tale oficiale. Întrebările directe, puse calm și profesionist, pot clarifica rapid rolurile.

„Această sarcină face parte din responsabilitățile mele actuale?”„Cine este responsabilul oficial al acestei activități?”

2. Spune „nu” cu fermitate și claritate

   
   

   A spune „nu” nu înseamnă a refuza ajutorul, ci a-ți respecta propriile limite. Refuzul asertiv transmite încredere și previne acumularea de sarcini neasumate.

„Îți mulțumesc pentru încredere, dar această parte nu îmi revine mie.”„Pot ajuta ocazional, dar nu pot prelua complet.”

3. Propune soluții, fără a te sacrifica

   
   

   Atunci când vrei să rămâi deschis la colaborare, dar fără a prelua întreaga responsabilitate, este bine să orientezi conversația spre soluții împărțite.

„Haide să vedem împreună cum putem împărți sarcina.”„Sugerez să discutăm acest lucru cu managerul de proiect.”

4. Documentează și escaladează (dacă e cazul)

   
   

   Dacă observi că fenomenul persistă, notează situațiile și adresează-le într-un mod profesionist. A aduce subiectul în atenția HR-ului sau a superiorului este un act de responsabilitate, nu o plângere.

Păstrează e-mailuri, notează cerințele primite, și discută într-un cadru formal atunci când se repetă.

Ce pot face liderii și profesioniștii HR?

• Să definească clar rolurile și responsabilitățile. Fiecare angajat ar trebui să știe ce îi revine, ce nu și unde se termină implicarea sa. O fișă de post clară, actualizată și comunicată deschis este esențială.

• Să promoveze cultura asertivității și a transparenței. Liderii pot încuraja discuțiile directe despre suprasolicitare și neclarități, fără teama de sancțiuni. Asertivitatea este un instrument de sănătate organizațională.

• Să recunoască și să răsplătească corect munca suplimentară. Dacă un angajat preia sarcini în afara rolului, acest efort trebuie recunoscut oficial: prin feedback, bonus, promovare sau ajustare de rol.

• Să intervină activ când observă tendințe de „pasare” a responsabilității. Managerii și HR-ul trebuie să observe cine preia constant sarcini neoficiale și să regleze balanța: redistribuind munca sau confruntând direct cauzele neasumării.

  
  

Ce poți face azi?

Fie că ești angajat sau lider, primul pas e conștientizarea. Observă unde se termină rolul tău și unde începe cel al altora. Pune întrebări, cere clarificări și nu lăsa „temporarul” să devină obișnuință. Micile ajustări făcute azi pot preveni mari dezechilibre mâine. Fii atent(ă) la tiparele din jurul tău și acționează cu încredere, nu din vinovăție.

Concluzie

Responsibility shifting nu e doar o mică „scăpare” – este un simptom al unor dezechilibre organizaționale mai profunde. Recunoașterea și gestionarea acestui comportament este esențială pentru sănătatea echipelor și pentru dezvoltarea unui mediu de lucru echitabil, profesionist și sustenabil.

Distribuie articolul dacă ți-a fost util.

Contactați-ne!